Pengaruh Supply Chain Management Terhadap Kinerja dan Daya Saing Perusahaan

 Exercise 

2. Locate a company that you know (or work at) and contact the ERP team project manager and some members.
a. Find out what ERP life cycle approach they used in their ERP project
b. Find out what were the benefits and drawbacks of this approach.
c. Would they recommend their ERP implementation approach to others?
Write a one-page summary and include diagrams/ figures of the methodology in the appendix.

Starbucks

A. Starbucks menggunakan Oracle ERP – solusi perangkat lunak berbasis cloud yang digunakan untuk mengotomatisasi proses back-office dan aktivitas bisnis sehari-hari. Ini adalah rangkaian perangkat lunak manajemen bisnis yang mencakup manajemen keuangan, manajemen rantai pasokan, manajemen proyek, akuntansi, dan pengadaan.

Oracle E-Business Suite menyediakan aplikasi pengguna untuk proses manajemen hubungan pelanggan (CRM), perencanaan sumber daya perusahaan (ERP), dan manajemen rantai pasokan (SCM).

Oracle ERP dashboard.

Oracle ERP di atas menunjukkan analisis pendapatan dan mencakup informasi yang perlu Anda ketahui secara sekilas termasuk: 

• Revenue
• Expenses
• Sales data
• Inventory management
• Operations updates

B. Oracle ERP Advantages vs Disadvantages

Advantage #1: Streamline Workflows

Disadvantage #1: Slow Software Implementation

Advantage #2: Better Financial Planning

Disadvantage #2: Expensive to Start (and Continue)

Advantage #3: Improved Data Security and Accessibility

Disadvantage #3: Slow Data Migration

Advantage #4: Improved Communication

Disadvantage #4: Too Complex

C.Dalam penggunaan ERP yang mereka gunakan maka akan tergantung dari perusahaan yang akan menggunakan ERP tersebut karena dalam penentuan penggunaan ERP tersebut diperlukan pertimbangan yang cukup mengutungkan seperti apakah keuntungan ERP tersebut dapat melebih dari kerugian yang diberikan ERP tersebut?, apakah para karyawan dapat menerima pelatihan?,sanggupkah perusahaan membayar perombakan perangkat lunak yang tengkap? atau kapankah keuntungan tersebut dapat melebihi kerugian yang diberikan dari keuntungan yang diberikan?. Jika perusahaan telah mempertimbangkan seluruh hal yang berpengaruh kepada perusahaan dan dapat memperoleh keuntungan lebih maka ERP tersebut merupakan ERP yang tepat untuk digunakan perusahaan tersebut.

Review Questions

2. Briefly discuss the key phases of the SDLC methodology.
4. Compare and contrast the three major ERP implementation categories.
6. List the major tasks in the scope and commitment phase of the ERP life cycle.
8. List the major tasks in the acquisition and development phase of the ERP life cycle.
10. List the major differences between the ERP life cycle and SDLC.

Answers :

2) SDLC tradisional mencakup lima fase. Fase investigasi memeriksa apakah sistem baru bisa dilakukan. Itu juga memeriksa biaya yang terkait dengan sistem. Fase analisis menentukan kebutuhan pengguna untuk sistem. Tahap desain menghasilkan spesifikasi teknis untuk sistem. Tahap implementasi mengumpulkan alat dan perangkat keras yang dibutuhkan untuk menempatkan sistem ke dalam gerakan. Ini termasuk pengujian dan pelatihan yang diperlukan untuk menjalankan sistem. Akhir tahap operasi yang meliputi pelaksanaan pelatihan atau patch yang dibutuhkan untuk sistem.

4) Yang pertama adalah rencana integrasi ERP komprehensif yang paling mahal dan memakan waktu banyak waktu dalam rencana . Ini melibatkan memastikan bahwa implementasi memiliki fungsionalitas penuh. Juga melibatkan Business Process Reengineering tingkat tinggi. Rencana kedua disebut rencana "middleof-the-road ERP implementation plan". Ini tidak semahal atau seluas yang komprehensif rencana, tetapi tidak sejelas rencana vanilla. Ini juga melibatkan tingkat BPR yang tinggi. Yang terakhir Rencana tersebut disebut rencana implementasi ERP vanilla. Ini pada dasarnya menyelaraskan proses bisnis untuk sistem ERP dan meminimalkan rekayasa ulang.

6) 1. Gap Analysis – fungsi apa yang diperlukan dan dapatkah operasi Anda menanganinya.
2. Physical Scope – lokasi geografis situs dan jumlah pengguna.
3. BRP Scope – apa yang terjadi pada proses saat ini (berubah atau berakhir).
4. Technical Scope – seberapa banyak software yang berubah dan akan disesuaikan.
5. Resource Scope – waktu dan uang yang dibutuhkan untuk proyek tersebut.
6. Implementation Scope - bagaimana seharusnya implementasinya (phase, pilot, parallel, big bang).

8) 1. Beli lisensi untuk versi produksi perangkat lunak.
2. Konfigurasikan platform dengan perangkat keras, jaringan, keamanan, perangkat lunak, basis data, dan real data produksi.
3. Kustomisasi aturan yang disematkan, data dalam tabel, layar input, dan laporan.
4. Migrasikan data dari sistem lama ke sistem baru.
5. Konfigurasi sistem ERP dengan keamanan yang tepat.

10) 1. Di SDLC aplikasi baru dibuat untuk kebutuhan pengguna. Dalam life cycle ERP, proses bisnis harus diubah agar sesuai dengan praktik terbaik dari software ERP.
2. Di SDLC konsultan terbatas pada IT hardware, software, and training . Dalam life cycle ERP konsultan merupakan hal penting dari awal hingga akhir dalam memberi nasihat kepada organisasi tentang  software selection, reengineering of business process, and software installation and change management..
3. Dalam perangkat lunak siklus hidup ERP dipilih sangat awal dalam proses implementasi. Di SDLC itu tidak diangkat sampai tahap keempat.

Discussion Questions

2. Was the phased implementation a good approach for an organization like Jackson Lab that deploys an ERP solution for the first time? Would it allow focus on a critical area, stabilization of the system usage, and quicker visible benefits? 
4. Discuss the risks and benefits of going for a big bang conversion versus using the phased or parallel approaches.
6. Pick any two rapid implementation methodologies of ERP. Discuss the benefits and limitations of each in a table format. 
8. Discuss why top management support and involvement is important for the ERP life cycle.

Answers:

2) Dengan semua strategi yang diambil oleh Jackson Lab untuk mengurangi risiko, mereka melakukannya secara mendekati  bertahap. Penghapusan sistem ERP baru memungkinkan tim inti untuk memfokuskan pelatihan mereka pada karyawan tertentu dan area fungsional tertentu perusahaan. Itu juga diperbolehkan"kinks" dalam sistem untuk direalisasikan dan diselesaikan sebelum seluruh perusahaan bangun dan berjalan. 

Resistensi dari karyawan juga berkurang saat siaran langsung bertahap karena intinya tim dapat menawarkan lebih banyak dukungan dan memusatkan perhatian pada area yang akan ditayangkan. Ini memungkinkan agar sistem baru mendapatkan 'reputasi' yang baik di antara karyawan lain yang mengenalnya akan perlu naik di masa depan dengan produk.

Implementasi bertahap adalah pendekatan yang tepat. Ini adalah keputusan yang baik karena ini adalah pertama kalinya Jackson Lab melalui proses implementasi ERP. Sebuah pendekatan big-bang bisa sangat mengganggu aliran pekerjaan sehari-hari bahkan lebih daripada yang dilakukan secara bertahap ketika karyawan paling cerdas diambil. Pendekatan bertahap diperbolehkan untuk fokus pada pelatihan dan pemasangan sistem ERP, karena hampir tidak ada orang memiliki pengalaman menangani proses semacam ini.

4) Strategi implementasi big bang mengubah dari sistem lama ke sistem baru dalam a jangka waktu yang relatif lebih pendek dibandingkan jika proyek dilakukan secara bertahap atau paralel. Keuntungan-keuntungan adalah kesederhanaan dan biaya implementasi yang lebih rendah. Itu juga meringankan rasa sakit dan kesulitan proyek ERP ke dalam periode waktu yang lebih singkat, meskipun kadang-kadang rasa sakit dapat lebih jelas, jika ada yang salah. Risiko implementasi big bang Pendekatannya adalah bahwa proyek sering terburu-buru, detail diabaikan, dan berubah menjadi proses bisnis mungkin bukan yang terbaik bagi organisasi.

Pendekatan bertahap dilakukan baik berdasarkan area bisnis fungsional atau geografi. Itu Manfaatnya di sini adalah memungkinkan tim proyek meluangkan waktu mereka dalam perencanaan, kustomisasi, dan pengujian sistem sambil melanjutkan pekerjaan sehari-hari. Itu risikonya adalah bahwa jenis proyek bertahap ini sering kali tidak memiliki urgensi dan fokus dari proyek bigbang. Hal ini juga dapat menyebabkan 'perubahan kelelahan,' yang dapat menyebabkan karyawan menjadi kelelahan pada perubahan konstan. Alih-alih menyelesaikan proyek dalam waktu yang lebih singkat periode waktu, proyek-proyek ini melibatkan perubahan konstan selama periode yang lebih lama, yang dapat menguras ke karyawan. 

Pendekatan paralel dilakukan dengan mentransfer antara sistem IT lama ke IT target sistem dalam sebuah organisasi. Untuk mengurangi risiko, sistem lama dan baru dijalankan secara bersamaan untuk beberapa waktu setelah itu, jika kriteria untuk sistem baru adalah: terpenuhi, sistem lama dinonaktifkan. Proses tersebut membutuhkan perencanaan dan pengendalian yang cermat dan investasi yang signifikan dalam jam kerja, dan sumber daya sistem. 

Ketiga pendekatan tersebut memiliki pro dan kontra yang jelas. Namun, penting untuk menemukan apa yang terbaik untuk organisasi Anda. Jadwal pelaksanaan harus agresif, tetapi tidak sampai menyebabkan Anda mengabaikan detail penting atau membuat sub-par decision. Seringkali membantu untuk melakukan proyek dalam beberapa fase (tetapi agresif) untuk membantu memfokuskan organisasi dan menciptakan rasa urgensi. Detail ini harus hati-hati diuraikan sebagai bagian dari Pendekatan Perencanaan Proyek ERP Anda

6)

8)Karena semakin banyak perusahaan yang beralih ke sistem ERP untuk meningkatkan kinerja mereka secara keseluruhan operasi bisnis, sangat penting bagi manajemen senior untuk bergabung dengan ERP. ERP, ketika digunakan secara efektif, dapat menjadi alat vital bagi manajemen senior dengan membantu manajemen menangkap data yang diperlukan di semua fungsi bisnis utama. Hanya memiliki satu platform yang dapat menangkap semua informasi terkait memungkinkan manajemen puncak dengan mudah memahami keadaan bisnis saat ini, apa yang berjalan dengan baik, di mana perbaikannya perlu dibuat, dll. Sangat penting bagi manajemen puncak untuk mendukung dan aktif dalam Sistem ERP selama siklus ERP’s life cycle untuk menjamin keberhasilan ERP Sistem. Jika manajemen puncak tidak selaras dengan fungsionalitas Sistem ERP, sistem memiliki sedikit peluang untuk berhasil dalam organisasi. Manajemen mungkin memutuskan untuk membawa perusahaan ke arah yang mungkin tidak mudah beradaptasi dengan ERP sistem yang ada, atau kurangnya dukungan manajemen senior untuk sistem dapat menyebabkan efek menetes ke bawah. Manajemen senior mulai menjauhkan diri dari Sistem ERP yang kemudian menyebabkan manajemen menengah menjauhkan diri, yang kemudian menyebabkan pengawas menjauhkan diri, akhirnya menyebabkan sistem gagal.

Referensi :

- Enterprise Systems for Management Instructor’s Manual – Motiwalla & Thompson

- https://softwareconnect.com/erp/benefits/#is-erp-right-for-your-company

- https://peoplemanagingpeople.com/topics/3-examples-of-erps/